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【動画でテストしてみよう】マルチタスクは敵だ。社会人なら実践すべき仕事の効率を高めるヒント

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社会人なら実践すべき仕事の効率を高めるヒント

「仕事の効率が悪い」と思っている人、そう言われている人へ。(自戒を込めて…)

人間の時間は有限。1日は24時間しかありません。私たちは生産性を高めるために、仕事を効率的に進めるさまざまな工夫をしますが、結局続いていることはごくわずかだったりすることも…。

そこで今回は、Sparring Mindから、生産性を高めるコツを科学的に分かりやすく紹介している記事を紹介します。そして後半では、ちょっと面白いテストができる動画を紹介しますよ。

まず下の動画を見てください。「動画の右下にある歯車ボタン>Subtitles/CCの右にあるバー>「Japanese - rieko」を選択」で、日本語字幕付きを見ることができます。


仕事の効率化についての分かりやすい動画


意志の力? 方法? 効率良く仕事が出来る人は何が違うのか?

仕事の効率を上げるのに意志の力だけに頼るのは無理です。強いメンタルは重要で、それによって成果を出せる人もいますが、基本的に人間の意志力は限られています。そのため長期的に考えると、意志力だけでは不十分です。自分のやりやすい効率を高める「方法」が必要なのです

また人間の脳は大きなことを恐れてしまい、始める前に最も難しいところを想像するので、スタートを引き伸ばしてしまうのです。そしてやるべき仕事の代わりに小さな仕事をすることで、生産性をシミュレートするクセがあるということです。

あなたにも経験がありませんか? 例えば、大きな仕事を片付けなければならないのに、朝出社した後にたまったメールの返信などの小さな仕事に追われ、気づけば昼休み。ランチ後には頭がすぐに働かず、なかなか集中できないままに夕方になってしまう。そうすると大きな仕事をする時間はあまり残されていませんね。

仕事に100%入り込める環境を作ろう

仕事における複雑な作業は、体力的にも精神的にもきついので、1日にいくつかの休憩をとるようにしましょう。仕事を90分の集中するセッションと、15~20分の休憩時間に分けてみましょう。これだけで仕事の効率は格段に進歩します。

ある研究(*1)の結果によると、この方法が1日を通して最も集中できるとのことです。仕事を常に並行して実施するとストレスが溜まってしまうため、ある程度まとめて片付けるほうが精神的にも良いとされています。

例えば、バスケットボールの練習では、短く激しいドリルのほうが、長時間だらだらと同じ練習を繰り返すことよりも効果的だということです。ワールドクラスのエキスパートがこうしたやりかたを採用しているんですね。

締め切りを決める。ホントに決める

薬物中毒の人は自制心で困る人が多いといいます。自制心についての実験で、薬物中毒の人たちにエッセイを書くようにお願いした例があります。結果はどこでいつエッセイを書くかを記録した人たちの90%が、確実に書いたのです。締め切りをしっかりと設定する人が、効果的に働くということが明らかにされました。

一見当たり前のことですが、日々の仕事の中で、締め切りを決めて仕事が出来ている人がどれくらいいるでしょうか。締め切りを決める。本当に決める。徹底する。これをやりきるだけで違うという話です。

でも気を付けないといけないのは、遠すぎる締め切りを設定すること。その仕事を忘れてしまわないように、締め切りが遠すぎる場合は、作業を分割してそれぞれの締切をセットするといいようです。

バリュードライブでも、コンテンツマーケティングの支援をさせていただく中で、常に気をつけているのがスケジュール管理です。確実に締め切り日を設定し、徹底することが課題解決の唯一の方法なのです。

実施している作業の価値を確認する

進歩し続けるためには、作業を記録することがとても重要です。ダイエット中に何を食べたのかを書くことと同じく、仕事で何をしたのかを書くと自制心が育てられると言います。

アカウンタビリティ・チャート(説明責任表)を作って、1日のうち、何時にどんな成果を出したのかを書き記すのです。これで実際にどれくらいやったのかがはっきり見えることになります。例えば下記のように、ToDoリストに結果や効果(成果物)を記載するイメージですね。


仕事効率化のためのアカウンタビリティシート

マルチタスクは仕事の効率化に貢献しない

マルチタスクは、集中を妨げる敵以外の何物でもないことを自覚しましょう。あるリサーチによると、マルチタスクによって情報の区別、仕事の切り替え、記憶力の全てが悪化してしまうということです。

マルチタスクが得意という方にとっておきのテスト

ここで面白い動画を紹介します。次の動画を41秒まで見て、白い服を着ているチームが何回ボールをパスするか数えてください(こちらは日本語字幕がありませんが大丈夫です)。



41秒まで見たら下まで行って答えを見てくださいね。
↓(続きがあります)↓























正解は16回。でも数えることじゃなくて、実はこれは、マルチタスキングをはかる動画なんです。

動画にゴリラが現れたことに気付きましたか?

26秒あたりです。この動画を見た人の半分ぐらいはこのゴリラに気付かない。

ゴリラに気付いた人は、黒いチームのうち一人が会場を出たことに気付きました?

赤いカーテンが金色になったことも?

人間はマルチタスクができると思いがちですが、実は得意ではなくて、むしろ仕事の効率を悪くしてしまう行動なのです

これに対しては、暇つぶしにネットサーフィンしてしまうようなサイトをブロックするソフトを使ってみるのが1つの手のようです。Facebookを常に立ち上げ、ちらちらとタイムラインを見たり、スマホに通知が来るとすぐに確認するようなことをしていては、そうでない人との生産性の差は明らかですね。

朝、出社して、ネットサーフィンで慣らし運転をしたりするのも要注意ですよ! 私の知り合いの社長に「社員が仕事ができるかどうかは、出社後のネットサーフィンをするかしないかで分類される」と言った方もいたくらいです。どうせやるなら、情報収集の時間と定義して、「何時までに、何個の仕事の成果につながる情報を取得する」と、決めてからやりましょうね。

新社会人の方も、ベテランの方でも、どのように仕事をより効率的に進めていくかについて、今一度振り返ってみてはいかがでしょうか。効率が悪いのはセンスではありません。ちょっとした習慣なんですね。

参考
『The Simple Science of Getting More Done (in Less Time)』

*1
・Peretz Lavie  “Ultradian Rhythms in Prolonged Human Performance” 1995
・Federal Aviation Administration “Sleep and Psychomotor Performance during Commercial Ultra-Long Range Flights” 2008


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